Dokumente

Web-Client, einzelnes Dokument ("Arbeitsanweisung Ausgehende Post"), Register Beschreibung. Dieses Register wird bei Wahl eines Dokuments standardmäßig angezeigt, weil es bei "internen" Dokumenten den Inhalt (=die am häufigsten gesuchte Information) sofort anzeigt.


Per Definiton sind Dokumente „Informationen und ihr Trägermedium“. 

Sie sind im Regelfall Dateien, Texte oder Internet-/Intranet-Links. Eventuell handelt es sich aber auch um Unterlagen außerhalb des EDV-Systems (z.B. in Papierform), bei denen im CorpMan®-System nur der Ort angegeben wird, an dem diese zu finden sind.

CorpMan® ermöglicht die Einteilung bzw. Charakterisierung  von Dokumenten u.a. nach ihrer Art (z.B. Checkliste, Gesetz, SOP) und nach dem Bereich, dem sie zugeordnet sind (z.B. Finanz, Marketing, Betriebsrat).

Eigenschaften von Dokumenten

Dokumente haben individuell unterschiedliche Eigenschaften, je nach ihrem tatsächlichen Informationsgehalt. Diese Eigenschaften umfassen neben der Dokumentart und dem eigentlichen Inhalt auch 

  • Name (Titel)
  • Suchbegriffe
  • Ersteller / Autor
  • Daten der Erstellung / Freigabe / Gültigkeit (ab und optional bis wann)
  • zu Informierende bei Freigabe
  • Versionsnummer
  • u.v.a.m.

Bestimmte Dokumentarten haben ihrer Art entsprechende Eigenschaften und Datenfelder, die andere nicht haben, z.B.

  • können Aufzeichnungen verpflichtend zu verwendende Vordrucke/Formulare zugeordnet werden (etwa ein Muster eines Sitzungsprotokolls) und
  • es können für Kennzahlen Warn- und Eingriffsgrenzen festgelegt werden.

Anzumerken ist, dass die meisten dieser Informationen im Rahmen der Freigabe festgelegt werden und - für diese Version des Dokuments - nicht mehr geändert werden können. Davon ausgenommen sind beispielsweise Suchbegriffe - diese können auch bei einem bereits freigegebenen Dokument bearbeitet werden.

Interne und externe Dokumente

CorpMan® unterscheidet zwischen 

  • „internen“ Dokumenten (bei denen der gesamte Informationsgehalt als Text erfasst wurde) und 
  • „externen“ Dokumenten - das können Dateien sein (.doc, .pdf, .xls,…), Links zu Informationen (wie z.B. zu Gesetzen) oder die Angabe des „Aufenthaltsorts“ der Information, falls diese physisch außerhalb der EDV abgelegt wurde (z.B. Kasten Portierloge, 2. Fach rechts).

Somit wird der Benutzer immer informiert, welche Inhalte ein Dokument hat (bzw. wo es zu finden ist).

Freigabe, Gültigkeit

Dokumente unterliegen dem Freigabemechanismus des CorpMan®, sie liegen daher meist in unterschiedlichen Versionen vor.

Über die „heute“ gültige Information entscheiden die im Rahmen der Freigabe festgelegten Daten. Jedenfalls wird dem Mitarbeiter immer die derzeit gültige Version ausgegeben (bzw. ein Warn-Hinweis, falls es derzeit keine gültige Version gibt - dann wird die letztgültige angezeigt).

Automatische Information der MitarbeiterInnen

Nach erfolgter Freigabe werden alle davon betroffenen MitarbeiterInnen informiert, siehe Nachrichtenversand.

Die Bestätigung der Kenntnisnahme der Freigaben erfolgt durch diese MitarbeiterInnen unkompliziert im Web-Client und wird protokolliert.

Verknüpfungen und Zuordnungen

Dokumente können mit zahlreichen anderen Entitäten im CorpMan® verknüpft werden, z.B. Prozessschritten, Schulungen oder Fehlermeldungen.

Bestimmte Dokumentarten können nur einer bestimmten anderen Entität zugeordnet werden (z.B. Stellenbeschreibungen zu Funktionen).