Prozesse - rasche Orientierung über Abläufe mit weiterführenden Informationen

Web-Client, Prozessdiagramm: viele Informationen sind mit weiteren Datensätzen verlinkt (in der Abb. ein mitgeltendes Dokument im Schritt 5 sowie durchführende Funktionen in allen Schritten und eine zu informierende Funktion in Schritt 4).


Anmerkung: Unter Links finden Sie ein Video das zeigt, wie einfach ein solches Prozessdiagramm zu "zeichnen" (zu erfassen) ist.

Web-Client, Prozessdiagramm. In diesem Beispiel erfolgt in Schritt 2 eine Prüfung mit mehreren nachfolgenden Prozesswegen. Zu den Schritten 2,5,6 und 7 gibt es Informationssymbole (die ein Overlay-Fenster öffnen, siehe nächste Abbildung). "Entlassung" und "Todesfall" sind Subprozesse zu denen durch Klick verzweigt werden kann. Anmerkung: im Gegensatz zur ersten Abbildung sind weder die Option "Zeilennummerierung anzeigen" noch "schraffierte Zeilen" aktiviert.
Web-Client, Prozessdiagramm mit Overlayfenster. Erster und dritter Prozessschritt sind ein vorhergehender bzw. nachfolgender Prozess (zu denen durch Klick auf das jeweilige Symbol verzweigt wird). Das Overlay-Fenster zeigt die Information zum zweiten Prozessschritt.


Prozesse sind Arbeitsabläufe in festgelegter zeitlicher Abfolge.

Wir empfehlen die Anlage und Verwendung von Prozessen immer dann, wenn MEHRERE MitarbeiterInnen betroffen sind.

Falls eine einzige Person alle Arbeitsschritte durchführt, sind Dokumente (z.B. Arbeitsanweisungen oder SOPs) vermutlich ausreichend.

Grundsätzlich sollten bei Prozessen neben deren Bezeichnung für die MitarbeiterInnen die folgenden Informationen ersichtlich sein:

  • Beginn und Ende
  • Zweck des Prozesses (was soll er leisten)
  • Verantwortlicher
  • Prozessschritte, deren Durchführende und deren zeitliche Abfolge, sowie gegebenenfalls mitgeltende Dokumente
  • Schnitt-/Nahtstellen zu anderen Prozessen und deren Lenkung.

CorpMan® ermöglicht auch, weitere Informationen zu Prozessen zu erfassen:

  • Kennzahlen (sowohl zum gesamten Prozess als auch zu einzelnen Prozessschritten)
  • Zuordnung weiterer Funktionen zu den Rollen als VDIM (Verantwortliche, Durchführende, zu Informierende, Mitwirkende) bei jedem Prozessschritt
  • zusätzliche Informationen zu jedem Prozessschritt (z.B. Warnhinweise)
  • Subprozesse (das sind Prozesse, die gleichförmig im Rahmen unterschiedlicher anderer Prozesse ablaufen, z.B. Durchführung von Laboranalysen oder Qualitätskontrollen)

Aufbau von Prozessdaten

Prozesse werden im CorpMan® durch zwei Sätze von Informationen gespeichert,

  • Allgemeine Prozessinformationen (die den Informationen eines Dokuments ähnlich sind)
  • Prozessdiagramm (die Visualisierung der Abläufe).

Prozesse unterliegen dem Freigabemechanismus des CorpMan®, sie liegen daher meist in unterschiedlichen Versionen vor.

Über die „heute“ gültige Information entscheiden die im Rahmen der Freigabe festgelegten Daten. Jedenfalls wird den MitarbeiterInnen immer die derzeit gültige Version ausgegeben (bzw. ein Warn-Hinweis, falls es derzeit keine gültige Version gibt - dann wird die letztgültige angezeigt).

Nach erfolgter Freigabe werden alle davon betroffenen MitarbeiterInnen informiert, siehe Nachrichtenversand.

Die Kenntnisnahme einer neuen Version und der jeweiligen Änderungen erfolgt durch diese MitarbeiterInnen im Web-Client und wird protokolliert.

Prozesse können mit zahlreichen anderen Entitäten im CorpMan® verknüpft werden, z.B. Dokumenten, anderen Prozessen, Schulungen, oder Fehlermeldungen.

Allgemeine Prozessinformationen

Diese umfassen alle Eigenschaften und Daten eines Prozesses mit Ausnahme des tatsächlichen Prozessablaufs (der im Diagramm abgebildet wird).

Es sind dies im Wesentlichen

  • Name des Prozesses und Suchbegriffe
  • Beschreibung des Prozesses
  • Prozessverantwortlicher 
  • Bereichszuordnung.

Prozessdiagramm

Dies ist die grafische Darstellung des Prozessablaufs: Im Prozessdiagramm werden alle Prozessschritte in zeitlicher Abfolge abgebildet, mit allen zugehörigen Informationen:

  • Art des Prozessschrittes (z.B. normaler Arbeitsschritt, ja/nein-Abfrage, Prüfung)
  • fortlaufende Nummerierung (optional)
  • Kurzbezeichnung (wird im Prozessschrittsymbol ausgegeben und soll rascher Orientierung dienen)
  • Name des Prozessschritts
  • VDIM (Verantwortliche, Durchführende, zu Informierende, Mitwirkende) 
  • mitgeltende Dokumente (beliebig viele)
  • weitere Hinweise (z.B. Warnungen, Informationen)

Die Neuanlage eines Prozesses und v.a. auch die Erfassung / Änderung eines Prozessdiagramms sind einfach, wie folgende Videos zeigen:

Neuanlage eines Prozesses

Erfassung des Prozessdiagramms