Aufzeichnungen

Aufzeichnungen dokumentieren „etwas, das (so) stattgefunden hat bzw. (so) war“. Beispiele für Aufzeichnungen sind:

  • Sitzungsprotokolle
  • Bilder 
  • abgeschlossenen Verträge / Vereinbarungen
  • Einverständniserklärungen
  • Aufzeichnungen von MitarbeiterInnengesprächen
  • Zeugnisse/Diplome.

All diesen Aufzeichnungen ist verpflichtend ZEITBEZUG gemeinsam, darüber hinaus aber auch die Unveränderbarkeit in der Zukunft. Es wird in Zukunft keine weiteren Versionen einer Aufzeichnung geben (z.B. nachdem ein Sitzungsprotokoll von allen Teilnehmern genehmigt wurde). Dies unterscheidet Aufzeichnungen von Dokumenten, von denen es weitere Versionen in der Zukunft geben kann. 

Jede Aufzeichnung hat einen Titel sowie ihren Zeitbezug (Tag oder Tag + Uhrzeit) und als weitere Eigenschaften die bei der Erfassung beteiligten Funktionen und/odero Personen.

Aufzeichnungsbeschreibung: Mutter "ihrer" Aufzeichnungen

Aufzeichnungsbeschreibungen legen alle Einzelheiten für die Erstellung und Ablage von Aufzeichnungen fest. Diese Beschreibungen sind Dokumente und unterliegen dem Freigabemechanismus.

In einer Aufzeichnungsbeschreibung wird unter anderem festgelegt:

  • wann eine Aufzeichnung erstellt werden soll
  • wie sie erstellt werden soll (ev. mit einem eigenen Vordruck/Formular)
  • wer für die Erstellung verantwortlich ist
  • wer sie erstellen soll
  • wo sie gespeichert bzw. abgelegt werden soll (kann auch außerhalb der EDV sein)
  • wer über die fertiggestellte Aufzeichnung informiert werden soll.

Automatische Information von MitarbeiterInnen

Der letzte Punkt der obigen Aufzählung ist wesentlich: Es kann bereits im Rahmen einer Aufzeichnungsbeschreibung festgelegt werden, welche Funktionen u/o Personen nach Fertigstellung einer Aufzeichnung automatisch informiert werden sollen (diese Verteilerliste kann natürlich vor Versendung bearbeitet werden).

Dies kann z.B. bedeuten: Sobald ein Sitzungsprotokoll fertiggestellt ist, wird es vom CorpMan® automatisch an alle Teilnehmer versandt.

Ablage von Aufzeichnungen

Aufzeichnungen können selbstverständlich im CorpMan®-System gespeichert werden - sowohl als reiner Text als auch als externe Dateien.

Aufzeichnungen werden immer „ihren“ Aufzeichnungsbeschreibungen zugeordnet und können - auch - über diese gesucht werden.

Über die zugehörige Aufzeichnungsbeschreibung können sie anderen Dokumenten oder Prozessschritten zugeordnet werden.