Die "Freigabe" - Information wird verbindlich!

Für die meisten MitarbeiterInnen Voraussetzung um Datensätze überhaupt "zu sehen"

Durch die Freigabe eines Datensatzes (z.B. eines Dokuments oder Prozesses) wird dieser Datensatz verbindlich und gültig. Der Beginn der Gültigkeit muss (und ein optionales Ende kann) im Rahmen der Freigabe erfasst werden.

Viele Benutzer sehen Datensätze im Web-Client erst, sobald diese gültig sind, d.h. freigegeben wurden. Dies wird in den Benutzereinstellungen festgelegt.

Nach erfolgter Freigabe ändert sich der Status von "neu" bzw. "in Überarbeitung" auf "freigegeben".

Verpflichtende Angaben im Rahmen der Freigabe

Folgende Informationen müssen im Rahmen der Freigabe eingegeben werden (z.B. für ein Dokument):

  • wer hat das Dokument geschrieben (bei der ersten Version) bzw. überarbeitet (bei allen Folgeversionen)
  • wer hat das Dokument freigegeben
  • wann wurde das Dokument freigegeben
  • wann beginnt die Gültigkeit dieses Dokuments (und endet ggfs. die Gültigkeit der letzten Version)
  • was war der Grund für die Überarbeitung dieses Dokuments (ab der 2. Version).
Ablauf der einstufigen Freigabe

Einstufige Freigabe

Es ist möglich, alle erforderlichen Angaben einzeitig ("einstufig") zu erfassen: 

Ein Benutzer ist im CorpMan®-System angemeldet, gibt die Daten ein und bestätigt die Freigabe dieses Datensatzes - fertig. Der gesamte Vorgang findet im Windows-Client statt.

Für die spätere Anzeige dieses Datensatzes (im Web-Client) ist es unerheblich, welcher Benutzer die einstufige Freigabe im System durchgeführt hat - es sind lediglich die oben aufgezählten Inhalte (die im Rahmen der Freigabe eingegeben wurden) interessant.

Im Protokoll wird natürlich erfasst, welcher Benutzer diese Eingabe durchgeführt hat (und wann).

Ablauf der mehrstufigen Freigabe

Mehrstufige Freigabe 

Im Gegensatz zur einstufigen Freigabe erfolgt hier die Freigabe durch mehrere Funktionen (Personen) hintereinander (und zwar im Web-Client).

Die zur Freigabe erforderlichen Funktionen/Personen werden vor dem Start zur Freigabe festgelegt Sobald diese mehrstufige Freigabe gestartet wurde, erhalten die jeweils "nächsten" Stufen eine e-Mail vom System und können die Freigabe im Web-Client durchführen. Dann wird die jeweils "nächste" Stufe verständigt, solange bis die Letzte Stufe den Datensatz freigegeben hat. 

Es können (und sollen) Fristen für die einzelnen Stufen festgelegt werden Sobald diese überschritten sind, werden die für dieses Dokument Verantwortlichen (und jene, die die Freigabe gestartet haben) vom CorpMan® verständigt.

Alle Festlegungen (Freigebende/r, Fristen) erfolgen im Windows-Client und werden protokolliert.