CorpMan® informiert MitarbeiterInnen - selektiv und individualisiert!

"Ich erfahre nie etwas..." und "Ich bekomme so viele Mails, ich weiß nicht mehr was wichtig ist..." - kennen Sie das? Das ist die Vergangenheit!

CorpMan® übernimmt wichtige Teile der unternehmensinternen Benachrichtigungen.

Durch die eindeutige Zuordnung Funktion <> Person <> Benutzer ist es dem System möglich, individualisiert nur jene Personen zu benachrichtigen, für die eine Änderung des Datenbestandes von Bedeutung ist - dies jedoch zuverlässig und nachweislich.

Benachrichtigung eines Mitarbeiters/einer Mitarbeiterin bei Freigabe eines Dokuments

Nachrichten betreffend die Freigabe eines Dokuments oder Prozesses werden automatisch generiert, aber nicht sofort (d.h. nicht automatisch) bei der Freigabe versendet, sondern gesammelt und beim im Windows-Client auszulösenden Nachrichtenversand als ein Mail pro MitarbeiterIn (z.B. täglich) versendet.

Dies verhindert, dass MitarbeiterInnen mehrere CorpMan®-Mails pro Tag mit jeweils "nur" einer Information bekommen.

Welche Personen werden bei der Freigabe informiert?

  • Alle Freigebenden und Ersteller.
  • Alle Verantwortlichen, Durchführenden, zu Informierenden und Mitwirkenden
  • Ist das Dokument ein mitgeltendes Dokument eines bereits freigegebenen Dokuments oder Prozesses, werden alle Verantwortlichen, Durchführenden, zu Informierenden und Mitwirkenden dieses Dokuments bzw. Prozesses informiert.
  • Bei Stellenbeschreibungen werden die Personen informiert, die die Funktion am Tag der Freigabe ausüben.
  • Wenn das Dokument ein Leitbild einer Abteilung ist, werden alle MitarbeiterInnen der Abteilung informiert.
  • Die Ersteller und Freigebenden der vorhergehenden Version des Dokuments werden informiert, falls sie nun nicht mehr Ersteller und/oder Freigebender sind.
  • Handelt es sich um eine Funktionsgruppe, werden die Personen informiert, die eine der Funktionen ausüben, aus denen die Funktionsgruppe besteht.
  • Alle Vertretungen der zu benachrichtigenden Funktionen - dies gilt gleichermaßen für Vertretungen durch Funktionen und Vertretungen durch Personen.
  • Ist die Sonderfunktion "alle Mitarbeiter" eine der zu benachrichtigenden Funktionen, so werden alle aktiven MitarbeiterInnen des Unternehmens informiert.

Für die Zuordnung zwischen Funktion und Person gilt immer der aktuelle Zustand im Augenblick der Freigabe des Dokuments. 

Für alle angeführten Personen gibt es Bedingungen und mögliche Einschränkungen, die mandantenspezifisch festgelegt werden können - Details entnehmen Sie bitte dem Handbuch.

Fehler beim Nachrichtenversand werden im Protokoll vermerkt.

Automatischer Nachrichtenversand

Es gibt auch Benachrichtigungen, die vom CorpMan®-System sowohl automatisiert generiert, als auch automatisiert gesendet werden.

Dies betrifft z.B. Nachrichten in Zusammenhang mit der mehrstufigen Freigabe oder der Fehlerbearbeitung.

Der automatische Versand wird täglich um 01:00 Uhr Früh durchgeführt.

E-Mail an alle MitarbeiterInnen 

Benutzer ab Status "Operator" haben die Möglichkeit, ein e-Mail an alle MitarbeiterInnen des Unternehmens zu versenden.

Als Absender und E-Mail-Adresse werden die Daten des aktuellen Benutzers aus der Benutzerverwaltung übernommen. Somit ist der Nachrichtenversand nur für diejenigen Benutzer möglich, denen eine E-Mail-Adresse zugewiesen wurde. 

Nachrichten werden protokolliert

Der Nachrichtenversand wird mit folgenden Informationen protokolliert: 

  • Benutzernamen,
  • Datum und Uhrzeit,
  • Empfängerliste,
  • Betreff und dem
  • gesamten Nachrichtentext.