Im Kontext des CorpMan®-Systems verwendete Begriffe


Im CorpMan®-System und auf dieser Homepage werden einige Begriffe verwendet, die im normalen Sprachgebrauch möglicherweise nicht präzise definiert sind oder anders interpretiert werden. Die Bedeutung dieser Begriffe (im Kontext des CorpMan®) wird nachfolgend erläutert.

Archiv

Ähnlich dem normalen Sprachgebrauch ein – elektronischer - Ort für die Ablage nicht mehr benötigter Entitäten, die dem Freigabemechanismus unterliegen, z.B. Dokumente deren Serie im Unternehmen eingestellt wurde.

Archivierte Datensätze können reaktiviert werden, müssen dann allerdings neu freigegeben werden.

Grundsätzlich sind archivierte Datensätze im Web-Client nicht einsehbar.

Aber: Da jede Version eines Dokuments, von dem eine Nachfolgeversion bereits freigegeben wurde, ins Archiv verschoben wird, können archivierte Dokumente durchaus noch gültig sein. Somit werden sie auch im Web- Client angezeigt, falls die Nachfolgeversion einen späteren Gültigkeitsbeginn hat. 

Bereich

Im Unterschied zu Abteilungen einer Organisation sind Bereiche zusammengehörige Tätigkeitsgebiete. Zur Erläuterung sei folgender Ablauf angeführt:

Ein Außendienstmitarbeiter (aus der Abteilung Vertrieb) erstellt seine Spesenabrechnung (auf einem Vordruck der Finanzabteilung). Diese Abrechnung wird von seinem Vorgesetzten (Vertriebsleiter, Abteilung Vertrieb) geprüft und an die Buchhaltung zur Überweisung weitergeleitet. Dieser gesamte Ablauf findet im „Bereich“ Finanzwesen statt, obwohl unterschiedliche Funktionen aus unterschiedlichen Abteilungen beteiligt sind. Alle verwendeten Dokumente stammen ebenfalls aus dem „Bereich“ Finanzwesen.

Es ist im Unternehmen oft so, dass sich Prozesse nicht an Abteilungsgrenzen halten, aber im Regelfall einem Bereich zuordenbar sind.

Bereiche sind keine wesentliche Entität, helfen aber bei der Strukturierung der gesamten Vorgabe-Informationen einer Organisation.

Dokumentenlenkung

Die Gesamtheit der Vorgänge im Lebenszyklus eines Dokuments – von der erstmaligen Erstellung, der erstmaligen Freigabe, den Überarbeitungen (Versionierungen), neuerlichen Freigaben bis hin zur Einstellung (Archivierung) dieser Dokumentenserie.

Eine wesentliche Rolle bei der Lenkung der Dokumente spielen neben der Freigabe auch die (nachvollziehbare) Kenntnisnahme neu freigegebener Versionen durch (bestimmte) Mitarbeiter. Diese Lenkung wird vom CorpMan®-System automatisch durchgeführt, sofern alle notwendigen Informationen vorhanden sind (siehe Freigabe).

(Sollte es MitarbeiterInnen ohne eigenen Benutzer-Account im CorpMan®-System geben, so muss die Kenntnisnahme weiterhin über ausgedruckte Versionen / Unterschrift erfolgen.)

Ersteller

Funktion und/oder Person, die einen Datensatz zur Eingabe im CorpMan® erstellt hat. Die Information über den/die Ersteller muss bei vielen Entitäten angegeben werden (z.B. bei Dokumenten und Prozessen).

Der Ersteller muss nicht auch der tatsächliche Autor sein:

  • Der Ärztliche Leiter (eine Funktion) kann im CorpMan® als Ersteller eine medizinische Richtlinie für die Organisation erfassen, deren Autor eine medizinische Fachgesellschaft sind
  • Der Hersteller eines Geräts ist Autor der zugehörigen Bedienungsanleitung, aber der Ersteller dieses Dokuments im CorpMan® ist der Abteilungsleiter der Produktion.

Der Autor kann zusätzlich zum Ersteller separat angegeben werden.

Ein Datensatz kann natürlich von einem anderen Benutzer, z.B. der Assistentin des Ärztlichen Leiters (des Erstellers), im CorpMan®-System eingegeben werden – diese Vorgänge werden protokolliert und sind nachvollziehbar.

Wer einen Datensatz im CorpMan®-System eingegeben hat, ist für die zukünftige Verwendung dieser Information irrelevant - Ersteller (und ev. Autor) werden aber im Web-Client ausgegeben. 

Geschütztes Dokument

Ein Dokument, dessen Detailinformationen nur festgelegten Funktionen und(oder Personen zugänglich sind.

Die Existenz des Dokuments (der Titel) ist aber für jeden Benutzer sichtbar. 

Gültigkeit

Eigenschaft eines Dokuments, Prozesses oder strategischen Ziels. Mögliche Ausprägungen sind

• gültig

• noch nicht gültig (der Gültigkeitsbeginn liegt in der Zukunft oder ist noch gar nicht definiert)

• nicht mehr gültig (die Gültigkeit ist abgelaufen – entweder durch Erreichen des festgelegten Gültigkeitsendes oder durch eine neue bereits gültige Version).

Das CorpMan®-System überprüft anhand des Systemdatums, ob eine Information gültig ist.

Das CorpMan®-System garantiert, dass einem Benutzer im Web-Client nur aktuell gültige Informationen angezeigt werden (falls dieser Benutzer nur freigegebene Datensätze sehen soll).

Falls es keinen heute gültigen Datensatz gibt (weil z.B. die Gültigkeit eines Dokuments bereits abgelaufen ist und keine nachfolgende Version freigegeben wurde), wird eine entsprechende Warnmeldung ausgegeben und die letztgültige Version wird angezeigt.

Falls benutzerspezifisch festgelegt, werden im Web-Client auch noch nicht gültige Datensätze ausgegeben (Status „neu“ oder „in Überarbeitung“).

Archivierte Datensätze werden nur angezeigt, falls sie noch gültig sind (d.h. bereits eine neue freigegebene Version dieses Datensatzes mit Gültigkeitsbeginn in der Zukunft existiert).

Die Gültigkeitsdaten sind grundsätzlich unabhängig von den Freigabedaten: Ein Dokument kann heute freigegeben, aber erst in einem Monat gültig werden.

Link

Information, die zum Teil ähnliche Eigenschaften wie Dokumente aufweist, aber weder deren striktem Freigabesystem noch einer Versionenverwaltung unterliegt.

Der Name „Link“ wurde gewählt, weil die Information aus Sicht des Anwenders im Web-Client IMMER als Hyperlink dargestellt und angeklickt wird. Ob eine Information in einem neuen Browserfenster oder als Datei mit der zugehörigen Anwendung geöffnet wird, ist dabei für den Benutzer irrelevant.

Beispiele für Links:

  • Firmeninterne Listen, z.B. aktuelle Lieferantenliste, Telefonliste
  • Wichtige Homepages, z.B. Bestellseite eines wichtigen Lieferanten
  • Leistungen für Mitarbeiter, z.B. Menüliste der Mensa oder Kursangebote
  • Geschützte personenbezogene Daten, z.B. Lebensläufe.

Meist handelt es sich um Informationen, die häufig aktualisiert (z.B. Telefonliste) bzw. ausgetauscht (z.B. wöchentlicher Menüplan) werden oder die nicht unter der Kontrolle des Unternehmens stehen (z.B. externen Homepages von Geschäftspartnern).

Mandant

Ein zusammengehöriger CorpMan®-Datenbestand einer Organisation. Im Regelfall wird ein Unternehmen einen Mandanten haben.

Ein Beispiel für die Verwaltung mehrerer Mandanten sind Unternehmensberater - diese können über den CorpMan® mehrere Mandanten (=Kunden, Organisationen) verwalten.

Ein Mandant hat keine Verbindungen zu anderen Mandanten. 

Die einzige Möglichkeit, Daten von einem Mandanten zu einem anderen zu übertragen, besteht durch das Kopieren eines Prozessdiagramms. Dabei werden aber die mandantenspezifischen Informationen, v.a. die den Prozessschritten zugeordneten Funktionen und Dokumente, NICHT kopiert, sondern lediglich das Diagramm (d.h. alle Prozessschritte mit all ihren beschreibenden Informationen).

Dies ermöglicht mit wenig Aufwand, umfangreiche und komplexe Diagramme zu kopieren, um sie in weiterer Folge für den anderen Mandanten anzupassen.

Rollen

Als Rollen sind Funktionen oder Personen als VDIM (Verantwortliche, Durchführende, zu Informierende, Mitwirkende) im Rahmen von anderen Entitäten definiert.

Rollen und ihre Bedeutung am Beispiel der Entität "Dokumente": 

V - Verantwortlicher: Wer ist dafür verantwortlich, dass es dieses Dokument überhaupt gibt? Wer hat entschieden, dass dieses Dokument für die Organisation wichtig ist und im System geführt werden soll?

D - Durchführender: Wer ist für die Pflege dieses Dokuments verantwortlich (d.h. für die erstmalige Erstellung, die regelmäßige Überprüfung auf Aktualität und die Versionierung, die Festlegung des Verteilers etc.)

I - zu Informierende: Wer soll bei der Freigabe dieses Dokuments vom CorpMan®-System informiert werden? *

M - Mitwirkende: Wer ist noch beteiligt an der "Durchführung"

* Es kann mandantenspezifisch definiert werden, wer bei der Freigabe eines Dokuments automatisch informiert werden soll (z.B. Ersteller eines Dokuments ja/nein)

Die Rollen haben bei anderen Entitäten sehr ähnliche Bedeutung - für die genauen Definitionen zur Bedeutung der Rollen verweisen wir auf das CorpMan®-Handbuch. 

Status

Der Status ist der "Zustand" eines Datensatzes.

Anzahl, Benennung und Bedeutung möglicher Status unterscheiden sich zwischen den Entitäten des CorpMan®, exemplarisch werden die Status bei Dokumenten und Fehlermeldungen angezeigt:

Status von Dokumenten (ident bei Prozessen und strategischen Zielen):

  • neu (neuer Datensatz): vom CorpMan®-System wird als Versionsnummer „1“ vorgeschlagen, diese kann aber bearbeitet werden)
  • freigegeben (Datensatz bereits freigegeben – nicht zu verwechseln mit „gültig“): Ein freigegebener Datensatz kann seinen Gültigkeitsbeginn in der Zukunft oder sein Gültigkeitsende in der Vergangenheit haben, in diesen beiden Fällen ist er „heute“ nicht gültig)
  • in Überarbeitung: es gibt einen zugehörigen freigegebenen Datensatz (mit der vorhergehenden Versionsnummer), der in Überarbeitung gestellt wurde. Falls z.B. ein Dokument in Version 4 freigegeben ist und in Überarbeitung genommen wird, erzeugt der CorpMan® die Version 5 mit Status „i.Ü.“.
  • Archiv: Es gibt entweder eine nachfolgende und bereits freigegebene Version oder dieses Dokument wurde aus dem System entfernt (die Serie eingestellt), ohne dass eine nachfolgende Version erstellt wurde.
    Ein archivierter Datensatz kann gültig sein, falls die Nachfolgeversion ihren Gültigkeitsbeginn noch nicht erreicht hat – er wird dem Benutzer dann auch als gültig angezeigt.

Anmerkung: Der Status ist für den Benutzer auf Suche nach Information belanglos, für ihn ist nur „gültig“ relevant. Neue und in Überarbeitung befindliche Datensätze können nie gültig sein.

Status einer Fehlermeldung:

  • gemeldet
  • in Bearbeitung
  • zugeordnet
  • Zuordnung abgeschlossen
  • abgeschlossen
  • nicht zu bearbeiten
  • archiviert

Für Einzelheiten zur Bedeutung dieser Status verweisen wir auf das Handbuch.