Grundlagen
3 clicks to know - jederzeitige Verfügbarkeit relevanter Informationen
CorpMan® ist ein System zur Unternehmenssteuerung, das den MitarbeiterInnen alle notwendigen Informationen für effizientes und vorgabenkonformes Arbeiten zur Verfügung stellt.
Die erste Version wurde 2003 auf Grundlage der DIN ISO 9001 erstellt. Seit damals wurde das System in Umfang und Funktionalität laufend erweitert.
Ausgehend von einer prozessorientierten Organisation ermöglicht CorpMan® allen MitarbeiterInnen jederzeitig Zugriff auf aktuell gültige Vorgabeinformationen, wie z.B.
- Arbeitsanweisungen und Checklisten,
- Prozessabläufe inkl. mitgeltender Dokumente, Verantwortlichkeiten und Schnittstellenregelungen,
- Gesetze und Verordnungen,
- Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten, Vertretungsregelungen und Erreichbarkeit von MitarbeiterInnen (und Externen),
- notwendige Kenntnisse und Schulungsbedarf.
Weiters lassen sich im CorpMan® zusätzliche, für die Organisation relevante Informationen erfassen und einsehen, die keinen Vorgabecharakter haben, aber für mehrere MitarbeiterInnen relevant sind und die Steuerung des Unternehmens beeinflussen können, wie z.B.
- Kennzahlen und Aufzeichnungen,
- Fehlermeldungen und -konsequenzen,
- Beschwerden und Vorschläge inkl. ihrem Stand der Bearbeitung,
- Ergebnisse von MitarbeiterInnen-Befragungen und
- Feedback und Forumthemen.
Automatische Information der MitarbeiterInnen
Ein wesentlicher Aspekt des CorpMan® ist die automatische Benachrichtigung von Personen: In Abhängigkeit von der Art eines Ereignisses und den jeweilig dafür erfassten Vorgaben sendet das CorpMan®-System Mails an die betroffenen Personen, z.B.
- bei der Freigabe eines Dokuments
- vor bzw. bei Ablauf der Gültigkeit einer Prozessfreigabe
- bei Erfassung eines Fehlers durch eine/n MitarbeiterIn
- vor bzw. bei Ablauf einer befristeten Berechtigung bzw. einer zu wiederholenden Schulung
- falls von einer Person die Freigabe eines Datensatzes erwartet wird.
Dabei können sich alle Informationen
- sowohl auf Daten innerhalb der Organisation beziehen (z.B. wer ein bestimmtes Dokument wann freigegeben hat, oder welche Personen welche Funktionen ausüben), aber auch
- auf externe Daten (z.B. wer für die Wartung eines Geräts zuständig ist, oder welche Schnittstellenregelungen es mit Lieferanten gibt).
Externe Parteien (z.B. Lieferanten, Servicefirmen, externe Dienstleister wie Anwälte, Steuerberater, EDV-Firmen) können in das CorpMan®-System eingebunden werden - im jeweils gewünschten Integrationsausmaß.
Keine Redundanzen
Ein weiteres, grundlegendes Prinzip des CorpMan® ist das Fehlen jeglicher Redundanzen: Alle Daten einer Entität werden an einer dafür vorgesehenen Stelle erfasst und in weiterer Folge nur mehr zugeordnet. Dies ermöglicht eine sehr effiziente Aktualisierung des gesamten Datenbestands und verhindert mögliche Fehler.
Einige Beispiele:
- Eine Bedienungsanleitung ist einer Arbeitsanweisung als „mitgeltendes Dokument“ zugeordnet. Ändert sich eines der beiden Dokumente, bleiben das andere und die Zuordnung davon unbetroffen.
- Eine Person „Müller“ ist den Funktionen „Betriebsrat“ und „Sachbearbeiter Schaden“ zugeordnet. Bei der nächsten Wahl wird „Müller“ als Betriebsrat abgewählt. Weder die Funktion „Betriebsrat“ noch die Person „Müller“ ändern sich, es wird lediglich die Zuordnung gelöscht (und vermutlich einer anderen Person die Funktion „Betriebsrat“ zugeordnet).
- Ändern sich die Anforderungen und notwendigen Schulungen für eine Funktion, der viele Personen zugeordnet sind, so sind die ausübenden Personen automatisch alle davon betroffen.
- Falls mehreren Prozessschritten ein Gesetz als mitgeltendes Dokument zugeordnet ist und dieses Gesetz aktualisiert wird, wird bei all diesen Prozessschritten ab dem Gültigkeitsbeginn der neuen Gesetzes-Version das richtige (neue) Gesetz angezeigt. Die Prozesse müssen dafür nicht überarbeitet werden.